Il prompt per trasformare appunti di riunione in decisioni e compiti
Incolla gli appunti disordinati di una riunione in ChatGPT, Claude o Gemini e ottieni in pochi secondi le decisioni prese, i compiti con chi se ne occupa, e i punti ancora aperti da riprendere la prossima volta.
Perché conta
Un buon prompt per le riunioni fa risparmiare il lavoro più noioso e più saltato di ogni settimana: trascrivere a mano chi doveva fare cosa. Funziona solo se il formato di output è rigido e non lascia spazio al chatbot per inventare responsabili o scadenze che nessuno ha davvero deciso.
In pratica
Si usa la prima volta che si esce da una riunione con appunti presi di corsa: incollare il prompt richiede meno tempo di quanto ne serva a riscrivere gli appunti a mano, e il risultato si può incollare direttamente in una chat di lavoro o in un task manager.
Dopo una riunione restano appunti presi al volo, decisioni buttate lì in mezzo alla frase di qualcun altro, e compiti che nessuno scrive mai da nessuna parte finché non è troppo tardi. Questo prompt prende quegli appunti, anche disordinati, e li trasforma in tre liste chiare: cosa è stato deciso, cosa c'è da fare e chi se ne occupa, cosa resta ancora aperto. Funziona con ChatGPT, Claude o Gemini: basta incollarlo nella chat, non serve altro che un account gratuito.
Il prompt
``` Trasforma questi appunti di riunione in un resoconto operativo chiaro. Appunti:
[appunti grezzi della riunione]
Restituisci il risultato in questo formato, senza aggiungere altro:
DECISIONI PRESE - [una riga per ogni decisione, solo quelle esplicite negli appunti]
COMPITI - [attività] — responsabile: [nome o "da assegnare"] — scadenza: [data o "da definire"]
PUNTI ANCORA APERTI - [domande o argomenti rimasti senza risposta]
Se gli appunti non specificano un responsabile o una scadenza, scrivi "da assegnare" o "da definire" invece di inventarli. Non aggiungere compiti che non sono nel testo. ```
Come adattarlo
Al posto di "appunti grezzi della riunione" incolla il testo così com'è uscito dai tuoi appunti, anche con abbreviazioni e frasi a metà: il modello capisce lo stesso. Se la riunione ha toccato più argomenti distinti, per esempio marketing e budget, puoi chiedere di dividerli aggiungendo una riga in più alla fine: "raggruppa i compiti per argomento". Se preferisci la risposta in un'altra lingua, scrivilo nella richiesta prima di incollare gli appunti, per esempio "rispondi in inglese".
Cosa ottieni
Con gli appunti inventati di una riunione settimanale di marketing, con decisioni, compiti e un punto lasciato in sospeso, la risposta è arrivata così:
``` DECISIONI PRESE - La campagna email di ottobre viene anticipata dal 12 al 5 ottobre, per farla coincidere con il lancio del nuovo catalogo.
COMPITI - Preparare i testi della campagna email — responsabile: Marco — scadenza: 30 settembre - Sollecitare il fornitore delle foto prodotto — responsabile: Sara — scadenza: venerdì - Controllare il budget di settembre prima di ulteriori spese — responsabile: da assegnare — scadenza: da definire
PUNTI ANCORA APERTI - Se realizzare anche una versione social della campagna: decisione rimandata alla prossima riunione - Quando arriverà il via libera del fornitore per le foto prodotto ```
Quello da controllare sempre è la colonna dei compiti senza responsabile: se il modello lascia più di un'attività "da assegnare", vuol dire che in riunione non è stato deciso chi se ne occupa, non che il prompt ha sbagliato.
Se non funziona
Se il modello inventa un responsabile o una scadenza che negli appunti non c'era, è un segno che gli appunti erano ambigui più che un errore del prompt: rileggili e, se serve, aggiungi tra parentesi chi ha detto cosa. Se la risposta esce con una formattazione diversa da quella richiesta, per esempio con titoli o paragrafi in più, aggiungi alla fine "rispetta esattamente il formato indicato, senza aggiungere altro" e riprova. Se gli appunti sono molto lunghi, oltre due pagine, alcuni chatbot nella versione gratuita possono tagliare la risposta a metà: in quel caso dividi gli appunti in due parti e incolla il prompt due volte.
