Il prompt per scrivere l'email difficile che rimandi da giorni

Un prompt pronto per trasformare una situazione delicata — un pagamento in ritardo, un rifiuto, una lamentela — in un'email breve, con una sola richiesta esplicita.

Perché conta

Una struttura fissa, testata davvero, toglie il blocco più comune davanti a un'email delicata: non sapere da dove cominciare. Aiuta a scrivere messaggi più chiari, con una sola richiesta e una scadenza, invece di girarci intorno per paragrafi.

In pratica

Chiunque usi un assistente AI via chat può copiare questo prompt e usarlo da subito per una email che sta rimandando; il formato fisso rende anche più facile controllare, in pochi secondi, se il risultato è pronto da inviare o va corretto.

Capita a chiunque: c'è un'email delicata da scrivere, chiedere un pagamento in ritardo, rifiutare un invito, far notare un errore a un collega, e resta nella bozza per giorni perché non si trova il tono giusto. Questo prompt risolve il problema di partenza: dà una struttura fissa che fa arrivare al punto senza girarci intorno. Serve solo un accesso a un assistente AI via chat, come ChatGPT, Claude o Gemini. Non serve altro, e non serve installare nulla.

Come funziona

Il prompt chiede all'AI un'email con una struttura precisa: un oggetto breve, una sola richiesta esplicita, il tono scelto da te e una prossima azione concreta con una data. Il vantaggio non è solo il tempo risparmiato a scrivere da zero: è che una sola richiesta esplicita evita le email che chiedono tre cose insieme e non ottengono risposta a nessuna.

Procedura

Copia questo prompt, sostituisci quello che sta tra parentesi quadre con la tua situazione reale e incollalo in una chat con l'AI che usi di solito:

``` Scrivi una email in italiano con questo obiettivo: [descrivi in una frase cosa vuoi ottenere, per esempio "chiedere il pagamento di una fattura scaduta da 20 giorni" oppure "rifiutare un invito senza chiudere la porta"].

Contesto: - Chi scrive: [il tuo ruolo o nome] - A chi si scrive: [nome e ruolo del destinatario] - Cosa è già successo: [2-3 righe di fatti, senza giudizi e senza opinioni] - Tono richiesto: [scegli uno tra: fermo ma cordiale / formale e diretto / informale ma chiaro]

Regole da rispettare sempre: - Massimo 120 parole nel corpo dell'email (conta le parole prima di rispondere). - Una sola richiesta esplicita, messa all'inizio o alla fine, mai nascosta a metà del testo. - Nessuna scusa superflua e nessun giro di parole prima di arrivare al punto. - Chiudi sempre con una prossima azione concreta e, se ha senso, una data ("entro venerdì", "nei prossimi 3 giorni").

Restituisci il risultato in questo formato, senza aggiungere altro prima o dopo:

Oggetto: [oggetto breve, massimo 8 parole]

[corpo dell'email]

Un saluto, [il tuo nome] ```

I campi tra parentesi quadre sono gli unici da cambiare: il resto del prompt resta com'è, comprese le regole.

Verifica

L'ho eseguito io stesso oggi, con questo caso: un titolare di uno studio grafico che deve sollecitare una fattura scaduta da 5 giorni a un cliente con cui il rapporto è buono. Questo il risultato, senza modifiche:

``` Oggetto: Fattura n. 45, scaduta da 5 giorni

Ciao Giulia, la fattura n. 45 risulta scaduta da 5 giorni: i due promemoria automatici non hanno ancora avuto seguito. Lavoriamo bene insieme da tempo, quindi immagino sia solo una svista. Puoi confermarmi il pagamento entro venerdì? Se c'è un problema con l'importo o i tempi, scrivimi pure e troviamo una soluzione insieme.

Un saluto, Marco ```

Per controllare che funzioni anche con il tuo caso, dopo aver incollato il prompt guarda tre cose: c'è una sola richiesta esplicita, il corpo resta sotto le 120 parole, e l'email finisce con un'azione e una data concrete. Se manca anche solo una di queste tre cose, scrivi "Rifai rispettando tutte le regole" subito dopo la risposta: quasi sempre basta per correggerla.

Problemi comuni

Se l'email che arriva è troppo lunga o mischia più richieste insieme, il problema di solito è nel campo Cosa è già successo: se ci sono troppi fatti o troppe opinioni, il modello li trasforma tutti in frasi da mettere nell'email. Conviene restringerlo a due o tre righe essenziali, senza giudizi. Se il tono esce troppo freddo o troppo accomodante, prova a essere più preciso nel campo "Tono richiesto": un aggettivo preciso funziona meglio di uno generico come "gentile". Se il modello ignora il limite di 120 parole, ripeti il numero anche alla fine del prompt, dopo aver incollato il risultato: alcuni modelli seguono meglio un vincolo quando viene ripetuto due volte.